Vous connaissez cette sensation ? Vous avez passé des heures à créer le Notion parfait, avec toutes les bases de données interconnectées, les vues magnifiques, les automations… Et puis la vie arrive. Les projets s’enchaînent, les deadlines se rapprochent,et maintenir son organisation Notion devient un lointain souvenir.
C’est exactement ce qui m’est arrivé. Et le comble ? Je crée des Notion pour mes clientes. Comme on dit : « C’est le cordonnier le plus mal chaussé ».
La réalité de l’organisation : entre chaos et sérénité
J’ai remarqué un pattern dans mon fonctionnement. Mon organisation oscille entre deux phases distinctes :
- Les moments de chaos : où je n’ai absolument pas le temps d’entretenir mes données, de remplir tous les champs, de suivre tous mes processus.
- Les moments de calme : où je peux enfin respirer, faire du tri, du rangement et remettre de l’ordre dans tout ça.
Le secret ? Laisser suffisamment d’indices pendant le chaos pour faciliter le tri plus tard. Mais encore faut-il que le système soit conçu pour ça.
La règle des 20% : identifier l’essentiel
Quand je suis en mode survie, j’utilise à peine 20% de mon espace Notion. C’est là que j’ai eu le déclic : pourquoi ne pas créer un dashboard qui ne garde que ces 20% essentiels ?
J’ai fait l’inventaire des 3 éléments que j’utilisais systématiquement, même dans mes pires semaines de rush :
1. L’espace Finances
C’est MA priorité absolue. J’ai mis en place un système qui calcule automatiquement tous mes prix à déclarer à l’URSSAF et à France Travail. Il gère aussi mes rappels de facturation, le suivi des encaissements et mes prévisions de chiffre d’affaires. Même en période de chaos, je maintiens cet espace à jour.
Voici le système que j’utilise : https://www.notion.com/fr/templates/mes-finances-micro
2. Le bloc-Notes
Ma bouée de sauvetage pendant les rushs. J’y jette mes idées en vrac, mes comptes rendus de rendez-vous, mes processus techniques fraîchement appris. L’astuce ? Je prends toujours le temps de les nommer et de les étiqueter correctement. Ça prend 30 secondes, mais ça me sauve des heures plus tard quand je dois les retrouver et les classer.
3. Le calendrier éditorial
Les réseaux sociaux représentent une grande partie de ma communication. Depuis que je travaille avec Marine, ma CM, ce calendrier est devenu un rendez-vous quotidien incontournable. Elle y propose des idées de posts et planifie tout de manière stratégique. Résultat ? Même en période de rush, ma présence en ligne ne s’effondre pas.
Tu trouvera mon système de calendrier éditiorial gratuitement ici : https://www.notion.com/fr/templates/planner-de-contenus
Ce qui doit évoluer : le CRM
J’avais mis en place un CRM dans Notion, mais je ne l’utilisais pas vraiment. Pourquoi ? Parce que je n’en avais pas encore la profonde utilité. Aujourd’hui, c’est différent. Après avoir créé des CRM bien plus performants pour mes clientes, j’ai compris ce qui clochait dans le mien.
Mes points d’amélioration :
- Ne pas mélanger projets et opportunités : deux circuits différents, deux bases de données distinctes.
- Faciliter la création de profils prospects : et pour ça, je vais sortir de Notion. Par exemple, Cal.com est parfait pour automatiser la création d’un profil suite à un appel découverte.
La question centrale : maintenir dans le temps
Tout ce travail de refonte me ramène à une problématique essentielle :
« Comment maintenir son organisation Notion dans le temps, même avec des moments de rush ? »
Ma démarche va être de :
- Cartographier mon canal d’acquisition complet
- Faire un grand Nettoyage de mon espace Notion
- Automatiser au maximum ce qui peut l’être
- Créer des points de capture ultra-simples pour les moments de chaos
- Prévoir des moments de « digestion » pour traiter ce qui a été capturé
Les leçons à retenir
Si vous vous reconnaissez dans cette situation, voici ce que j’ai appris :
- Acceptez vos phases de chaos : elles sont normales et inévitables. Votre système doit être conçu pour les accueillir, pas pour les combattre.
- Identifiez vos 20% essentiels : qu’est-ce que vous utilisez vraiment quand vous êtes débordé ? Construisez autour de ça.
- Laissez des indices pour votre futur vous : nommer et étiqueter correctement vos notes prend quelques secondes, mais vous fera gagner des heures.
- N’ayez pas peur de sortir de Notion : parfois, d’autres outils font mieux certaines choses. L’important est l’efficacité, pas la pureté du système.
- Votre système doit évoluer avec vous : ce qui fonctionnait il y a 6 mois n’est peut-être plus adapté aujourd’hui. Et c’est normal.
Et maintenant ?
Je suis au début de cette refonte. Je vais documenter le processus, tester différentes approches, et ajuster en fonction de ce qui fonctionne vraiment dans ma vie, pas dans la théorie.
Parce qu’au fond, c’est ça le vrai défi de l’organisation : créer un système qui s’adapte à notre réalité, pas l’inverse.
Et vous, comment gérez-vous vos périodes de rush ? Votre Notion survit-il ou finit-il abandonné dans un coin ?
Si créer un système Notion sur mesure pour toi t’intéresse, je peux t’accompagner !
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